Frequently Asked Questions

7 Allgemein

PC:

Sie können an den meisten Stellen cmd+C, cmd+X und cmd+V nutzen, um komplette Positionen zu kopieren, auszuschneiden und einzufügen.

Um Text oder eine Zahl innerhalb von Feldern zu kopieren (oder um beispielsweise Text oder eine Zahl aus anderen Anwendungen in APMS zu kopieren) können Sie den Rechtsklick bzw. ctrl+Klick nutzen.

 

Macintosh:

Um die Copy, Cut und Paste Funktion zu nützen müssen sie die CTRL-Taste gedrückt halten und dann mit der Maus in das gewünschte Feld klicken. So können Sie das Kontext-Menü aufrufen.

APMS benötigt Adobe AIR (wird automatisch mit APMS installiert) und Acrobat Reader sowie einen APMS Nutzeraccount.

Für Apple: Mac OS Intel Core™ Duo oder schnellerer Prozessor Mac OS X Version 10.6, 10.7,10.8 oder 10.9, 512 MB RAM (1 GB empfohlen)

Für Windows: x86-kompatibler Prozessor mit mindestens 2,33 GHz oder Intel® Atom™ mit mindestens 1,6 GHz für Netbooks Microsoft® Windows® XP Home, Professional oder Tablet PC Edition mit Service Pack 3, Windows Server® 2003, Windows Server 2008, Windows Vista® Home Premium, Business, Ultimate oder Enterprise (auch 64 Bit) mit Service Pack 2, Windows 7 oder Windows 8, 512 MB RAM (1 GB empfohlen)

APMS Budgeting ist zeitlich unbegrenzt kostenlos nutzbar. APMS Financing kann monats-/jahresweise gemietet werden. APMS Cost Control kann projektweise gekauft werden und bietet weitere Funktionen zur Durchführung von Projekten. Mehr zu den Preisen und Lizenzmodellen finden Sie im Store. Alle kostenpflichtigen Funktionen können Sie vorher testen.

Zunächst sehen sie den Login. Hier loggen Sie sich in die verschlüsselte lokale Datenbank ein, in der ihre Projekte liegen. Wenn Sie online sind, legitimieren sie sich hiermit auch gegenüber dem APMS Server.

Nach dem Login sehen Sie ihre Projekte im Projektmanager. Solche, die sie selbst angelegt haben („Admin“) und ggf. solche, zu denen sie eingeladen wurden („Guest“). Hier können Sie auch neue Projekte anlegen und löschen. Außerdem können Sie hier Projekte in die Cash Flow & Cost Control Phase übernehmen („upgrade“).

Wenn Sie ein Projekt laden, sehen Sie das Hauptfenster:

  • Ganz oben können Sie zwischen den Modulen Budgeting, Financing (und wenn gebucht, Cash Flow und Cost Control) wechseln.
  • Links befindet sich immer der Navigationsbereich. Hier sehen Sie die angelegten Kalkulationen, Finanzierungspläne, Cash Flow Planungen, Kostenstände etc. Ein einzelnes Projekt kann aus zahlreichen Plänen bestehen und für jeden Plan können Sie angeben, ob er mit anderen geteilt wird.
  • In der Mitte finden Sie den Bearbeitungsbereich.
  • Auf der rechten Seite, dem Makrobereich, können Sie Details zu einzelnen im Bearbeitungsbereich ausgewählten Elementen bearbeiten.

APMS ist für Windows und Mac verfügbar. Sie können das Programm kostenlos direkt hier herunterladen. Jeder Benutzer von APMS benötigt einen Account, der binnen Sekunden erstellt ist.

  • Cmd & S: Projekt speichern
  • Cmd & W: Projekt schließen
  • Cmd & Q: Programm beenden
  • Cmd & P: Drucken
  • Cmd & Shift & S: Synchronisieren
  • Cmd & F: Suchfeld öffnen
     
  • Cmd & C: in die Zwischenablage kopieren
  • Cmd & X: in die Zwischenablage ausschneiden
  • Cmd & V: aus der Zwischenablage einfügen

  • Tab: von Feld zu Feld / zum nächsten Element springen
  • Ctrl & Tab: durch Navigationsbereich, Bearbeitungsbereich und Makrobereich bewegen (Hauptfenster) oder von Tab zu Tab springen (Einstellungen)
  • Cmd & 1: Einstellungen anzeigen
  • Cmd & 2: Budgeting anzeigen
  • Cmd & 3: Financing anzeigen
  • Cmd & 4: Cashflow anzeigen
  • Cmd & 5: Cost Control anzeigen

  • Cmd & -: Alle Elemente ein- oder ausklappen
  • Pfeiltaste hoch, Pfeiltaste runter: Hoch und runter bewegen
  • Enter: Element öffnen oder bestätigen
  • Cmd & N: neuer Account / neuer Zuschlag / neue Finanzierungsquelle / neues Cost Item
  • Cmd & G: neue Gruppe
  • Cmd & Shift & N: neue Zwischensumme
  • Delete: Element entfernen
  • Cmd & M (in Cost Control): Cost item bewegen

Ich habe einen Verbesserungsvorschlag.

Wir wollen APMS mit Ihrer Unterstützung kontinuierlich verbessern. Wenn Sie Verbesserungsvorschläge haben, erstellen Sie unter Support/Support Ticket ein Ticket mit dem Titel "Feature request". Besten Dank.

1 Einstellungen

Innerhalb Ihres Filmprojektes gibt es eine Reihe von Informationen, die sich durch alle Bereiche ziehen, beispielsweise die Anzahl der Drehtage, die Termine der Produktion (1. Drehtag,...), die aktuellen oder vereinbarten Währungskurse uvm. Diese Eingaben können Sie im Bereich Einstellungen vornehmen, den Sie über den Button im blauen Bereich oben links im Projektfenster erreichen.

Wichtig zu wissen ist, dass sich alle Einstellungen nur auf das aktuelle Budget des Projektes beziehen. Dieses wird Ihnen oben rechts im Settings-Fenster auch noch einmal angezeigt.

Unterschiedliche Budgets innerhalb eines Projektes können dadurch auf unterschiedlichen Grundannahmen bestehen, also beispielsweise veränderten Drehterminen oder Drehorten.

Alle weiteren Module (Financing, Cash Flow, Cost Control) sind stets einem Budget zugeordnet und nutzen die dort hinterlegten Einstellungen.

7 General

  • Cmd & S: Save Project
  • Cmd & W: Close Project
  • Cmd & Q: Quit Application
  • Cmd & P: Print
  • Cmd & Shift & S: Synchronize
  • Cmd & F: Activate search field
     
  • Cmd & C: Copy
  • Cmd & X: Cut
  • Cmd & V: Paste

  • Tab: Jump from field to field / to next item
  • Ctrl & Tab: Jump trough Navigation area, Editing area, Macro area (editing) or from tab to tab (settings)
  • Cmd & 1: Open Settings
  • Cmd & 2: Open Budgeting
  • Cmd & 3: Open Financing
  • Cmd & 4: Open Cashflow
  • Cmd & 5: Open Cost Control

  • Cmd & -: Expand/Collapse all
  • Arrow up, arrow down: Up, down one item
  • Enter: Open/confirm item
  • Cmd & N: New account / new additional charge / new source / new cost item
  • Cmd & G: New Group
  • Cmd & Shift & N: New subtotal / New Category
  • Delete: Delete selected element
  • Cmd & M: In Cost Control: Move selected cost item

We want to improve APMS with your support. If you have a feature request please create a support ticket on the website under Support/Support ticket. Thank you.

APMS was designed to work without an online connection so the software can be used in any situation. Most functions can be used without limitation:

  • view and edit projects in all modules
  • print projects, export and import data etc.

The server functionality requires a working internet connection for the following features:

  • create a project
  • start APMS for the first time
  • license changes (activate PRO license)
  • synchronizing data to and from the APMS cloud
  • invite other users to your project

First you see the log in window. Log into the encrypted local database in which your projects are stored. If you are online, your credentials are also checked on the APMS server.

After the login you see your projects in the Project Manager. Those, which you have created yourself are tagged "Admin", those to which you have been invited to "Guest". Here you can create and delete projects, and you can upgrade them to the Cash Flow and Cost Control modules.

When you load a project you see the main window of the Budgeting module:

  • On top you can navigate between the modules Budgeting, Financing (and when activated Cash Flow and Cost Control).
  • On the left you can always see the navigation area where you can select the budgets or financing plans etc.
  • In the middle you will always see the editing area where you enter data
  • On the right hand side you see the macro area where detail information from the editing area is added.

To get started, download one of our templates in the support area and create a budget based on that template.

APMS works on OSX and Windows. You can download the software for free on this website. Each APMS user needs an account which is set up in just a few seconds.

APMS synchronizes your data only to the server when you manually tell it to do so. Otherwise your data is stored only on your local computer. If you want to work on your project on another computer, you first have to synchronize both.

PC:
Use cmd-c,cmd-x and cmd-v in most places to copy, cut or paste. You can also use right-click on your mouse to open the context menu.

Macintosh:
Hold down the CTRL key, click with the mouse in the desired field and choose the action from the context menu. On Mac, keyboard shortcuts are not supported by Adobe Air.

2 Import, export & print

With the function Save Budget/Financing As Template (in the menu Project) you can save the currently active sheet as an APMS template file. The file can later be loaded as a template again, it includes all project specific settings, fringes, taxes etc. This is useful if you want to create templates for your typical projects.

With the function Export Data (button on the blue toolbar) you can create files in the formats Excel (.xls) and CSV (.csv), that can be edited in other software. Because of certain limitations they will not contain all metadata that an APMS template includes.

Last but not least the print function allows you to create a variety of PDF files for different use cases.

APMS can import budgets and cost reports as Excel file or CSV respectively. They need to have a certain importable format though. Most existing software like Movie Magic Budgeting, Sesam etc. do not offer proper export functions. The files they create need to be adapted.

APMS can import files containing the following columns: Category Number, Category Name, Group Number, Group Name, Account Number, Account Name, Price, Unit, Factor, Currency. The order of the columns does not matter, it can be adapted during import.

2 License

An APMS-account and its license are personal and can be activated on a maximum of two computers. You can sync your projects with other users through the cloud though.

Each authorized collaborator should have an APMS-Account. Through the project administration und the access permissions you can define precisely who is allowed to do what. Do not forget to synchronize properly in order for everyone to see the changes.

 

1 Settings

Within a film project there are a number of parameters which are important for all areas, like the number of shooting days, the first day of shooting etc. This information is all contained in the settings window which you access through the button on the top left.

It is important to know that all settings are only valid for the currently active budget. You can see the name of that budget on the top right of the settings window.

This means that different budgets in your project can be based on different settings (such as a different number of shooting days etc.).

All other modules (Financing, Cash Flow, Cost Control) are always linked to one specific budget and use the settings of the same.

22 Budgeting

Wie ist eine Kalkulation in APMS strukturiert?

Kalkulationen bestehen aus Kategorien, Gruppen, Konten und ggf. Unterkonten:

  • 1. Category
  • 1.01. Group
  • 10101 Account
  • 10102 Account
  • 10103 Account
  • 1.02. Group
  • 10201 Account
  • 10202 Account
  • 10203 Account
  • - Subaccount to 10203

Die Nummerierung für Kategorien und Gruppen erfolgt automatisch und kann nicht angepasst werden. Die Nummerierung der Konten kann angepasst werden. (Automatisch wird eine fünfstellige Nummer aus Kategorie und Gruppe vorgeschlagen.)

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich links auf das kleine blaue "+", um eine erste Kategorie anzulegen.
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Gruppe hinz , um die erste Gruppe innerhalb dieser Kategorie anzulegen.
  3. Klicken Sie nun auf Konto hinzu, um innerhalb dieser Gruppe die erste Kostenposition anzulegen.

Wo kann ich kalkulieren? / Ich sehe nur "Add Subtotal" und "Delete", kann aber keine Positionen anlegen?

Sie befinden sich wahrscheinlich auf „Übersicht“, dem Kalkulationsdeckblatt.

In die einzelnen Kategorien und zu deren Gruppen und Konten kommen Sie, indem Sie im Bereich KATEGORIEN auf der linken Seite eine Kategorie anwählen. Sind keine Kategorien angelegt, klicken Sie auf das blaue "+".

 

Ich sehe nicht alle Elemente / Es scheinen Positionen und Kategorien verschwunden zu sein?

Eventuell ist ein Filter oder die Suche aktiv und einige Elemente deshalb ausgeblendet?

  • Eine Suche können Sie mit dem „X“ oben rechts beim Suchfeld beenden.
  • Aktive Filter können Sie links unten im Filterbereich mit dem grauen „X“ zurücknehmen.

Wo kann ich Nebenkosten wie Sozialabgaben eintragen?

Nebenkosten können in den Einstellungen unter Zusatzkosten definiert werden und in der Kalkulation einzelnen Positionen über den Makrobereich zugewiesen werden.

Um die Nebenkosten zu definieren oder deren Sätze an die je nach Kalenderjahr, Bundesland und Unternehmen geltenden Werte anzupassen:

  1. Gehen Sie über den Button Einstellungen auf das Blatt Zusatzkosten
  2. Zusatzkosten können Sie zur Übersichtlichkeit nach Gruppen gliedern, beispielsweise nach Ländern oder nach Arbeitnehmer, Künstler, Komparse,...)
    Wenn Sie sich später durch das Budget bewegen, werden Ihnen im Makrobereich diejenigen Nebenkostengruppen, aus denen Nebenkosten auf eine Position angewendet werden, angezeigt.
  3. Legen Sie die einzelnen Zusatzkosten über ZK hinzu an
  4. Zusatzkostenname bezeichnet (Beispiel "Krankenversicherung (AG-Anteil)")
  5. Formelname ist eine automatische Referenz, die Sie in der Spalte Base nutzen können
  6. Prozent ist der eigentliche Versicherungssatz
  7. Maximum pro Tag ist der maximale Beitag pro Tag.
    (Um von einer jährlichen Beitragsbemessungsgrenze zum Höchstsatz zu kommen, rechenen Sie: Beitragsbemessungsgrenze / 360 * Beitragssatz)
  8. Basis ist die Grundlage, auf der sich der Beitrag berechnet, bspw. "AccountTotal" oder "AccountTotal+Fringe2+Fringe3"
  9. Bei Konto können Sie angeben, wo die Nebenkosten im Budget eingetragen werden.

Um nun einer Position Nebenkosten zuzuweisen:

  1. Wählen Sie die Position aus
  2. Klicken Sie im Makrobereich (rechts) bei Zusatzkosten auf den blauen Stift
  3. Sie sehen nun die angelegten Gruppen und deren einzelne Nebenkosten
  4. Markieren Sie einzelne gewünschte Nebenkosten mit einem Haken - oder eine komplette Gruppe mit der blauen Checkbox auf grauem Grund
  5. Bei Nebenkosten mit einem täglichen Höchstsatz (Beitragsbemessungsgrenze) geben Sie in der Spalte Timebase(days) die Anzahl der sozialversicherungsrelevanten Tage (inkl. Urlaub, Ausgleichstage etc.) an.
  6. Klicken Sie auf OK

 Wenn Sie auf der Position stehen, sehen Sie im Makrobereich, welche Nebenkostenarten hinterlegt sind.

Positionen mit hinterlegten Nebenkosten erkennen SIe an dem lilafarbenden Punkt. Sie können auch nach Positionen mit Nebenkosten filtern.

Was unterscheidet Fringe Benefits, Wage-Related Extra Costs und Fixed Amount Extra Costs?

Was unterscheidet Lohnnebenkosten, Lohnabhängige Zusatzkosten und Pauschale Zusatzkosten?

  • Lohnnebenkosten sind beispielsweise Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung oder Gewerkschaftsbeiträge, ein prozentualer Aufschlag.
    Eine zeitliche Deckelung (Beitragsbemessungsgrenze) ist ebenso wie verschachtelte Berechnung möglich.
    Beim Zuweisen auf einzelne Positionen im Budget können Sie jeweils auswählen, welche einzelnen Fringes angewendet werden sollen.
  • Lohnabhängige Zusatzkosten sind zusätzliche Kosten, die sich ebenfalls prozentweise auf die Höhe der Position beziehen, beispielsweise Überstunden.
    In den Einstellungen können Sie den Zuschlag in Prozent eingeben (z.B. Überstunden werden zu 125% vergütet)
    Beim Zuweisen auf einzelne Positionen im Budget können Sie jeweils einen Prozentsatz eingeben (z.B. 10% der regulären Arbeitszeit als Überstunden aufschlagen) und festlegen, ob Nebenkosten auch auf diese Zusatzkosten gerechnet werden sollen.
  • Pauschale Zusatzkosten sind Zusatzkosten, die pauschal pro Position anfallen, beispielsweise Kosten für Reisen, Unterkunft/Hotel, Telefonkostenzuschuss, Kits,...
    In den Einstellungen können Sie einen bestimmten fixen Betrag definieren (z.B. Übernachtungskosten für eine Nacht)
    Beim Zuweisen auf einzelne Positionen im Budget können Sie jeweils einen Faktor eingeben (z.B. Anzahl der Übernachtungen für diesen Mitarbeiter)

Welche Formeln kann ich nutzen?

Zur Kombination von Formeln, Zahlen und Variablen sind die vier Standardoperationen erlaubt: +, -, *, /

In Kalkulation, Finanzierung und Kostenkontrolle können Sie als Formel nutzen:

  • SUM_PROD(„producer“) = die Summe aller Kosten, die "producer" zugeordnet sind
  • COUNT_PROD(„producer“) = die Anzahl aller Positionen, die "producer" zugeordnet sind
  • SUM_TAG(„tag“) = die Summe aller Kosten, die "tag" zugeordnet sind
  • COUNT_TAG(„tag“) = die Anzahl aller Positionen, die "tag" zugeordnet sind
  • ACCOUNT(„account_number“) = der Wert der Position mit Nummer "account_number"

Zudem sind alle Variablen und Zahlen erlaubt.

In den Zuschlägen können zudem genutzt werden:

  • Zwischentotale als Variablen, wobei der Variablenname dem Zwischentotalnamen mit Underscores anstatt Leerschlägen entspricht.
  • NPC = Net Production Costs

In der Finanzierung können genutzt werden:

  • NPC = Net Production Costs
  • GT = Grand Total
  • DFFF = DFFF Wert
  • Variablen allgemein
  • ACCOUNT(„account_number“) (mit dieser Funktion wird der Wert des Kontos aus dem verlinkten Budget geholt)
  • TAG und PROD Formeln funktionieren auch, arbeiten aber NICHT mit den Werten des Budgets, sondern des Finanzierungsplans. Wollen Sie einen Wert im Finanzierungsplan an die Ausgaben eines Produktionspartners binden, so müssen Sie dies händisch tun.

Bei den Nebenkosten (Fringes) können Sie nutzen:

  • AccountTotal = Der Betrag der Position
  • Fringe1, Fringe2, FringeXXX = der Wert der ersten, zweiten, x-ten Aufschlag

Wenn Sie ERROR oder NULL Werte in den Konten sehen, prüfen Sie folgende Punkte:

- Prüfen Sie die Variablen in den Einstellungen. Eventuell haben Sie inkonsistente Variabel-Definitionen, die einen Fehler hervorrufen. Korrigieren Sie diese.
- Prüfen Sie die Zusatzkosten-Definition in den Einstellungen und stellen Sie sicher, dass alle Zusatzkosten ein zugewiesenes Konto haben.
- Prüfen Sie die Steuer-Einstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Steuer-Definition korrekt ist und eine Konto angegeben ist wenn nötig.
- Prüfen Sie ihre Konten und stellen Sie sicher, dass Sie keine inkonsistente Formel eingegeben haben.
- Prüfen Sie die Zusatzkosten und stellen Sie sicher, dass Sie auch da keine inkonsistente Formel eingegeben haben.

Schliessen Sie das Projekt und öffnen Sie es danach wieder. Wenn Sie obige Punkte alle überprüft haben sollten die Zahlen nun alle korrekt erscheinen.

Most likely you are on "Summary", the budget top sheet.

You can access the categories and the groups and accounts by clicking on a category in the area CATEGORIES on the left. If there are no categories available click on the blue "+" to create one.

  1. Click on the small blue "+" in the "Categories" navigation area to create a first category.
  2. Click on Add Group in the Toolbar to add a group to this category.
  3. Click on Add Account, to create a first account within the group.

You can calculate additional charges in the Additional Charges area by selecting Summary in the Categories overview.

Click Add Charge. Additional Charges are defined by a base and a percentage. The base can also be a variable like "NPC" (net production costs) or a formula.

 

Examples:

  • To add a markup of 20% on the net prodcution costs add "NPC" in Base and 20 in %.
  • To add a fixed amount, enter 100% and the amount in Base.
  • To calculate a charge based on the spend of a certain producer use the following formula: SUM_PROD("Producername"). All accounts will be summed up that carry the "Producername" in the producer field.

Fringe Benefits are typically social insurance costs as a percentage of the wage. Complex calculations with daily maximums are possible. Ground base is the account total.

Wage-related extra costs are also calculated as a percentage of the wage, but for more simple calculations like overtime, night work. You add them as a percentage on top of the account.

Fixed amount extra costs are flat amounts not depending on the wage like travel costs, meal costs etc. You can use a multiplier to add them to an account.

To prevent certain accounts from being included in the calculation of Additional Costs you can use formulas:

  • Tag the accounts you want to exclude with some text like "exclude".
  • Now type NPC-SUM_TAG("exclude") in the Base field for the additional cost. NPC is a standard variable Net Production Cost, which sums up all categories. SUM_TAG("exclude") creates the sum of the tag "exclude".

You can use the same function to add a markup on certain accounts.

  • Add the tag "markup" to the accounts where a markup should be added.
  • In Additional Charges, use SUM_TAG("markup") in the base field to calculate the markup.

Fringes are defined in the settings tab "Fringes & Extra Costs" and are assigned through the macro area in the budgeting module.

To define fringes or adapt them according to your needs:

  1. Got to Settings->Fringes & Extra Costs
  2. Fringes can be organised in groups to separate by countries or artists, technicians etc.
  3. Add a fringe by pressing "Add Fringe", enter a fringe name
  4. Formula name is an automatically generated reference you can use in the column "Base"
  5. Percentage is the actual fringe percentage.
  6. Maximum per Day is the maximum amount per day as applicable in certain countries.
  7. Base is the amount on which the fringe is calculated. You can add a formula here like "AccountTotal" or "AccountTotal+Fringe2+Fringe3"
  8. In BudgetAccount you need to add the budget account where APMS writes the fringe into.

To assign a fringe to an account:

  1. Choose the account.
  2. Click on the blue pen icon in Fringes & Extra Costs in the macro area.
  3. Mark the fringes and extra costs you would like to add. Note that if there are subaccounts you have to select fringes for each subaccount.
  4. Click OK

Accounts with assigned fringes or extra costs are marked with a purple dot. You can also filter the budget for accounts with or without fringes.

To create a new project:

  1. Go to Project Manager
  2. Click on Create Project
  3. Choose a project title, click Next
  4. Choose Empty Project and click Next
  5. Choose Load Template From File, find the template you want to load. Click Finish.

In an existing project:

  1. Go to the Budgeting or Financing module
  2. Klick on the blue "+" on the list of budgets/financing plans
  3. Choose Load Budget from File

 To save a budget or a financing plan as a template:

  1. Go to the menu bar->Project
  2. Choose Save As Template

Tags are keywords that you can attribute to items in Budgeting, Financing and Cost Control. A given position can have multiple tags.

  • To create a tag just click into the tags panel on the righthand side and press enter
  • To add an existing tag just type the first letter and an autocomplete-list will show up. Choose the right tag and press enter.
  • To delete a tag just press the little "x" next to it.
  • Go to Settings->Producers&Tags to manage all tags in your project

Tags are useful if you want to...

  • ...filter positions (e.g. to display all data tagged as deferments)
  • ...sum up or count all positions with a certain tag and use it in a formula. The syntax is this: COUNT_TAG("tagname") will give you the number of positions where this tag appears, SUM_TAG("tagname") will return the sum of all positions with this tag.

You can filter the data in a budget, financing plan or cost control set to find specific information.

1. Open the filter tool on the bottom left by clicking on the tab.
2. Click on the checkbox or on the tab with the feature you want to filter the data with. You can invert any of the features by clicking on them. It will now say "NOT" before them, indicating the inversion. Click again to undo.

Note that as long as the filter is active only the categories and data is shown that corresponds to the filter.

The filter feature is useful to quickly identify data like:
- all positions that do not yet have a cashflow rule
- all positions that are attributed to a certain producer
etc. 

Sie können Filter nutzen, um Positionen mit bestimmten Merkmalen schnell ausfindig zu machen.

  1. Öffnen Sie das Filter-Tool durch Klick auf den Begriff "Filters" in der unteren linken Bildschirmecke.
  2. Sie können jetzt ein oder mehrere beliebige(s) Merkmal(e) auswählen.
  3. Um nach dem Vorhandenensein von Anhängen oder Metadaten zu Steuer, Nebenkosten oder Cashflow zu filtern, klicken Sie auf die Checkbox davor.
  4. Um nach bestimmten zugewiesenen Produzenten, Tags oder Effekten zu filtern, beginnen Sie, diese einzutippen, wählen Sie mit den Pfeiltasten aus der Autocompleteliste und bestätigen Sie mit Enter.
  5. Alle Merkmale können invertiert werden, in dem Sie darauf klicken. (Anzeige "not...")
    Wenn Sie vorher nach dem Tag "Rückstellung" filtern, zeigt "NOT Rückstellung" alle Positionen, die dieses Tag nicht tragen.
  6. Solange der FIlter aktiv ist, werden Ihnen nur Positionen und Kategorien angezeigt, auf die der Filter zutrifft.
  7. Um den Filter wieder zurückzunehmen, klicken Sie auf den kleinen blauen Nach-links-Pfeil neben dem Begriff "Filters"

Mit den Kombinationsmöglichkeiten der Filter haben Sie ein nützliches Tool, um inhaltliche Lücken Ihres Budgets schnell zu identifizieren. So können Sie beispielsweise schnell

  • alle Positionen anzeigen lassen, für die noch keine Cashflowdaten hinterlegt sind oder
  • alle Positionen eines bestimmten Koproduzenten anzeigen lassen, für die keine Steuer- und Nebenkostendaten hinterlegt sind
  • uvm.

Etiketten  sind Stichwörter, die Sie Positionen im Budget, in der Finanzierung und im Cost Control zuweisen können. Einer Position können mehrere Etiketten (=Tags) zugewiesen werden.

  • Um eine neuen Etikette anzulegen, tippen Sie einfach im Makrobereich unter Etiketten und bestätigen Sie mit Enter.
  • Um eine bestehende Etikette zu zuzuweisen, tippen Sie die ersten Buchstaben. Eine Autocomplete-Liste erscheint, aus der Sie mit den Pfeiltasten und Enter auswählen können.
  • Um eine Etikette von einer Position zu entfernen, klicken Sie im Makrobereich der entspr. Position auf das kleine graue X.
  • Um eine Etikette komplett zu löschen, können Sie das Blatt Producers & Tags unter Einstellungen nutzen.

Sie können Etiketten nutzen um...

  • ...danach zu filtern (bspw. zeige alle Positionen, die als "Beistellung" markiert sind)
  • ...die Summe oder die Anzahl der Elemente mit dieser Etikette in einer Formel zu verwenden (bspw. alle "Rückstellungen" als Finanzierungselement verwenden). Die Syntax funktioniert so: SUM_TAG("Etikettenname") um die Summe aller Posten mit dieser Etikette zu berechnen oder COUNT_TAG("Etikettenname") um die Anzahl Posten mit dieser Etikette anzugeben.

Um Positionen aus der Berechnung von Zuschlägen (Additional Charges) auszunehmen, beispielsweise um bei Spielfilmproduktionen die Handlungskosten nicht auf Beistellungen zu rechnen oder bei Werbeproduktionen bestimmte Leistungen vom Markup auszunehmen, können Sie Variablen nutzen:

  • Vergeben Sie für alle Positionen, die bei der Berechnung eines Zuschlags ausgenommen werden sollen, einen Tag wie etwa "keinZuschlag"
  • Geben Sie nun als Basis für den Zuschlag die folgende Formel ein: NPC-SUM_TAG("keinZuschlag")

Auf die gleiche Weise können Sie natürlich auch Zuschläge ausschießlich auf ausgewählte Positionen rechnen lassen:

  • Vergeben Sie für die Positionen auf die ein Zuschlag gerechnet werden soll, einen Tag wie etwa "Markup"
  • Geben Sie nun als Basis für den Zuschlag die folgende Formel ein: SUM_TAG("Markup")

Um ein neues Projekt zu beginnen:

  1. Wechseln Sie ggf zum Project Manager (Einloggen od. aktuelles Projekt schließen)
  2. Klicken Sie auf Projekt erstellen
  3. Geben Sie wenigstens einen Projekttitel ein und klicken Sie auf Weiter
  4. Wählen Sie Leeres Projekt erstellen und klicken Sie auf Weiter
  5. Jetzt wählen Sie Vorlage aus Datei laden und geben einen Namen für die Kalkulation an
  6. Klicken Sie auf OK.

In einem vorhandenen Projekt:

  1. Wechseln Sie zum Modul Budget
  2. Klicken Sie auf das blaue Plus an der Liste der Budgets
  3. Wählen Sie Vorlage aus Datei laden und wählen Sie die Datei aus

Speichern als Vorlage

Gehen sie zum Menü Projekt in der Menüleiste und wählen Sie "Als Vorlage speichern".

 

Sie können die Zuschläge im Bereich Zuschläge auf dem Blatt Übersicht in der Kategorienübersicht kalkulieren.

Klicken Sie dazu auf Zuschlag hinzu. Die Zuschläge werden definiert durch ihre Basis und einen Prozentsatz. Die Basis kann auch eine Variable sein wie "NPC" (Nettofertigungskosten).

Beispiele:

  • Um 20% Gewinn auf die Nettofertigungskosten aufzuschlagen, geben Sie "NPC" in Basis und "20" in Prozent ein.
  • Um einen festen Betrag aufzuschlagen, geben Sie 100% und diesen Betrag als Basis ein.
  • Um Handlungskosten nach deutschem FFG für ein Projekt von über 2 Mio. zu kalkulieren, geben Sie in eine Zeile "2.000.000" und "7,5" % für den Teil bis 2 Mio ein und in eine weitere "NPC-2000000" und 5% für den Anteil über 2 Mio ein.
  • Um die Ausgaben eines bestimmten Produzenten als Basis zu nehmen benützen Sie folgende Formel: SUM_PROD("Produzentenname"). So werden alle Posten zusammengezählt, die im Feld "Produzenten" Produzentenname eingetragen haben.

5 Financing

The financing plan (as well as the other modules) use the settings of the budget they are linked to. This concerns variables, currencies, taxes and effects as well as the cashflow relevant data of milestones and processes.

You can change the linked budget any time by choosing another budget in the dropdown at the bottom of the window. You may lose some data by doing that.

  1. Go to the Financing module
  2. Click on the blue "+" in the list of financing plans
  3. Choose Load from File

To save a financing plan as a template:

  1. Go to the menu bar->Project
  2. Choose Save As Template

APMS kann bereits "von Haus aus" mit dem DFFF (Deutscher Filmförderfonds) umgehen, also insbesondere:

  • für jede Position den Anteil an "anerkannten deutschen Herstellungkosten" abhängig von Inlands-, Auslands- und Studiotagen berechnen
  • mit dem Sonderfall von in Deutschland beschäftigten ausländischen Mitarbeitern umgehen
  • die berechnete Höhe der Anerkannten Deutschen Herstelllungskosten ausweisen (unter Settings)
  • den entsprechenden Zuschuss über die automatische Variable "DFFF" im FInanzierungsplan verfügbar machen

So können Sie mit dem DFFF beginnen:

  1. Aktivieren Sie den DFFF unter Settings, DFFF.
  2. Stellen Sie die Grundannahmen ein, also
    Erforderliches Minimum German an deutschen Herstellungskosten... 20%
    Obergrenze… 80%
    DFFF Zuschuss… 20%
    Total Drehtage, Drehtage ausserhalb Deutschlands und Drehtage in einem Studio ausserhalb Deutschlands sind lediglich Voreinstellungen für die Einzelpositionen
  3. Sie finden jetzt für alle Einzelpositionen einen DFFF-Button im Makrobereich unter Effekte
  4. Klicken Sie "Nicht kalkulieren" weg, um die Felder zu aktivieren
  5. Geben Sie unter Deutsche Herstellungskosten an, zu wieviel Prozent diese Kosten grundsätzliche Deutsche Kosten sind, also alles, was auf deutsche Rechnungen oder Verräge erfolgt (§ 4 RL DFFF)
  6. Wenn es sich um eine Position handelt, die auch teilweise im Ausland stattgefunden hat, bspw. Team aber auch Technik, aktivieren Sie "Angestellter", um die Felder zu aktivieren
    c - Gesamtdauer der Beschäftigung in Tagen
    d - Anzahl der Beschäftigungstage außerhalb Deutschlands
    (c-d, die Beschäftigungstage in Deutschland werden voll anerkannt)
    e - Die Gesamtzahl der Drehtage
    f - Die Anzahl der notwendigen Auslandsdrehtage (anerkannt zu maximal 40% der Gesamtdrehtage)
    g - Die Anzahl der ausländischen Studiotage (nicht anerkannt, da regelmäßig nicht notwendigerweise im Ausland)
  7. Wenn es sich um einen ausländischen Mitarbeiter handelt (=Arbeitstage in Deutschland anerkannt), aktiveren Sie "Ausländer ohne Wohnsitz..."
  8. Hinterlegen Sie diese Infomationen für alle Positionen
  9. Wechseln Sie zum Modul Financing
  10. Legen Sie innterhalb einer Kategorie und einer Gruppe eine neue Finanzierungsquelle "DFFF" an.
  11. Als Amount können Sie die globale Variable "DFFF" eintragen, die automatisch den aus dem verlinkten Budget oder Cost Control berechneten Zuschuss ausgibt.

Der Finanzierungsplan (und alle anderen Module) nutzen die Einstellungen desjenigen Budgets, mit dem sie verknüpft sind.

Das betrifft beispielsweise die Variablen, Währungskurse, Einstellungen zu Steuern und Effekten sowie die cashflowrelevanten Daten zu Milestones und Prozessen.

Sie können das verknüpfte Budget eines Finanzierungsplan jederzeit ändern (mittels des Dropdown-Feldes am unteren Bildschirmrand), verlieren dann aber möglicherweise diesen Teil der Daten.

  1. Wechseln Sie zum Modul Financing
  2. Klicken Sie auf das blaue Plus an der Liste der Finanzierungspläne
  3. Wählen Sie Vorlage aus Datei laden und wählen Sie die Datei aus


Speichern als Vorlage: Gehen sie zum Menü Projekt in der Menüleiste und wählen Sie "Als Vorlage speichern".

16 Cash Flow

Um Zugang zu den Modulen Cashflow und Kostenkontrolle zu erhalten müssen Sie einen PRO Credit aktivieren. Der Credit ist gültig für ein Projekt und gibt allen Benützern des Projekts Zugang zu Cashflow und Kostenkontrolle. Sie können PRO Credits auf der Webseite kaufen und sie in der Software aktivieren, indem sie im Projekt Manager "upgrade" drücken. Sie können da auch einen 30-tägigen kostenfreien Test aktivieren.

Sie benötigen eine Kalkulation und einen Finanzierungsplan mit hinterlegten Cash Flow Daten. Die dafür benötigten Milestones usw. können Sie unter Einstellungen > Cashflow bestimmen, die Cashflow-Regeln weisen Sie direkt in der Kalkulation, resp. im Finanzierungsplan zu. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie in den Tutorials.

Gehen Sie zum Modul Cashflow und klicken sie auf links auf das blaue "+", um einen neuen Cashflow zu erstellen.

Geben Sie eine Kalkulation und einen damit verbundenen Finanzierungsplan an. APMS errechnet nun den Cashflow.

Milestones are single dates, like first day of shooting, end of shooting, delivery etc. In Settings->Cashflow Setup you can create milestones by double-clicking into the milestone area.

With milestone-based cashflow rules you can define costs and incomes to be split into one or several installments by percentage, e.g. 33% milestone "First day of principal shooting", 66% "End of shooting". You can also move payments relative to the milestone by adding or substracting a number of days.

Prozesse sind eine Reihe von Terminen, beispielsweise eine Reihe von Freitagen oder eine Reihe von monatsletzten Tagen zur Lohnabrechnung, aber auch mehrere %-Raten. Prozesse können entweder 

  • gleichmäßig auf alle infragekommenden (vgl. Phase) Events aufgeteilt werden (accrued to date) oder
  • prozentweise auf mehrere Raten aufgeteilt werden (Percent of total), bspw. 33% Drehbeginn, 33% Drehschluss, 34% Abnahme.

Bei der Prozess-basierten Cashflowregelung können Kosten und Erlöse

  • entsprechend der Prozente und Termine eines percent-of-total-Prozesses definiert werden
  • gleichmäßig auf alle Events eines accured-to-date-Prozesses verteilt werden
  • gleichmäßig auf alle Events eines accured-to-date-Prozesses verteilt werden, die innerhalb einer bestimmten Phase liegen

Phasen sind bestimmte Drehabschnitte wie Vorbreitung, Dreh und Postproduktion.

  • Ihre Dauer in Kalender- oder Arbeitstagen kann als Variable verwendet werden, bspw. "Shooting_workdays"
  • Phasen können außerdem optional benutzt werden, um Prozess-basierte Cashflowregelungen einzuschränken, also um beispielsweise die Zahlungen an einen Mitarbeiter nur auf diejenigen Zahlungstermine aufzuteilen, die innerhalb der Phase "Dreh" liegen

Phasen können durch Doppelklick im Phasenbereich in Einstellungen->Cashflow Setup erzeugt werden.

So können Sie beispielsweise Gagenzahlungen an einen angestellten Aufnahmeleiter abbilden:

  1. Gehen Sie zu den Einstellungen in den Bereich Cashflow Setup
  2. Defininieren Sie eine Phase "Produktionsbüro" über die Länge der Beschäftigung
  3. Hinterlegen Sie die Anzahl der Arbeitstage in der Phase
  4. Erstellen Sie einen Accrued-to-date-Prozess "Lohnabrechnung" mit Events an jedem 25. des Monats für alle Monate, in denen gearbeitet wird
  5. Wechseln Sie zur Kalkulation zur Positionen Aufnahmeleiter
  6. Geben Sie als Faktor "Produktionsbüro_workdays/5" und hinterlegen Sie die Wochengage
  7. Klicken Sie im Makrobereich neben Cashflow auf den blauen Stift, um die Zahlungsregel zu hinterlegen
  8. Wählen Sie Prozess-basiert, den Prozess "Lohnabrechnung" und als zeitliche Begrenzung die Phase "Produktionsbüro"

Wie kann ich mit MwSt. / VAT umgehen?

APMS kann im Cashflow automatisch die MwSt/Vorsteuer und deren spätere Erstattung berücksichtigen. Dafür erscheint dort unter Ausgaben eine Zeile „Vat/Taxes“ und unter Einnahmen eine Zeile „Tax Refund“.

  • Falls nicht bereits in der Vorlage angelegt, müssen Sie zunächst die Steuern unter Einstellungen -> Steuern definieren. Für Deutschland wären das:
    • „MwSt. 19%“ und „MwSt. erm. 7%“
    • Percentage: 19% bzw. 7%
    • Rückerstattung in Prozent: 100% (=die Vorsteuer wird voll erstattet)
    • Stellen Sie unter Zahlungsintervall ein, wie regelmäßig bei Ihnen die Vorsteuer angemeldet wird (alle 1/3/6/12 Monate)
    • Unter Rückzahlungsintervall geben Sie an, wann die Erstattung gutgeschrieben wird, beispielsweise „10 days“ wenn die Erstattung immer am 10. des Monats kommt oder „6 weeks“ wenn Sie wegen einer Dauerfristverlängerung bis zur Mitte des Folgemonats warten müssen.
  • Im Budget selbst können Sie einzelnen Positionen nun im Makrobereich eine Steuer zuweisen.

Auch Finanzierungselementen kann eine Steuer zugewiesen werden, was den Bruttozufluss und die späteren Fälligkeit der Steuer berücksichtigen lässt.

Im Budget werden Ihnen selbstverständlich stets Nettozahlen angezeigt.

Wählen Sie im Fenster Einstellungen -> Cashflow den Meilensteine oder die Phase aus, die Sie löschen möchten und drücken Sie die ENTF-Taste. (Auf Macbooks: fn-Taste und Backspace)

APMS can automatically calculate the cashflow of your VAT payments and refunds. You will see a line "VAT/Taxes" in the expenses and a line "Tax Refund" in incomes.

If not already set up in your budget template you have to define the taxes in Settings->Taxes first.

Add taxes in the macro area of each concerned account in your budget and your financing plan to calculate the cashflow for them. Mind you, in the display you will always see net figures without taxes.

Go to Settings->Cashflow Setup und choose the milestone or phase you want to delete. Press the backspace key.

You need a budget and a financing plan with set cashflow rules. You can add the milestones etc. you will need for this under Settings -> Cashflow Setup. You add the cashflow rules directly in the budget or the financing plan. You can find more detailed instructions in the tutorials.

Go to the Cashflow module and click on the blue "+" to add a new cashflow set.

Select a budget and a linked financing plan. APMS will now calculate the cashflow.

To access the Cashflow and CostControl modules you have to buy a PRO credit. This credit is valid for one project and gives access to Cashflow and CostControl modules for all users of the project. You can buy PRO credits on the website and activate them in the software by pressing "upgrade" in the project manager. You can also activate a trial PRO credit for 30 days.

Phases are time spans within a production like preparation, shooting und postproduction.

  • The duration of a phase in either calendar days or work days can be used as variables. Example: "shooting_workdays" or "shooting_duration".
  • You can also use phases to limit process-based cashflow rules to a certain time span, such as to distribute payments to collaborators only within the phase "Shooting".

Phases are generated by double-clicking into the phase area in Settings->Cashflow Setup.

Processes are sequences of events, for example a sequence of "Fridays" or last days of months for wage payments, but also several %-installments. Events can be defined as

  • accrued to date, meaning that amounts will be divided evenly by the number of defined events (if no phase is chosen) or divided by the relative position (if a phase is chosen)
  • percent of total, meaning that amounts will be divided into the defined percentages.

With process-based cashflow rules you can distribute costs and incomes

  • according to the percentages and the dates of a percent-of-total process
  • evenly across the events of an accrued-to-date process
  • relatively accross the events of an accrued-to-date process in combination with a phase

Meilensteine sind einzelne Daten, wie z.B. der erste Drehtag, der letzte Drehtag, Ablieferung usw. Sie können Meilensteine in Einstellungen->Cashflow Setup durch Doppelklick in den Meilenstein-Bereich erzeugen.

Mit meilenstein-basierten Cashflow-Regeln können Sie Erträge und Kosten auf einen oder verschiedene Meilensteine prozuentual verteilen. Sie können die Zahlungsflüsse durch die Addition oder Substraktion von Tagen relativ zum Meilenstein verschieben.

This is an example how to cashflow the wage payment of a production manager:

1. Go to Settings->Cashflow Setup
2. Define a phase "Production Office" for the duration of the contract
3. Define the number of workdays within that phase
4. Define an "accrued-to-date" process "Wage Payments" with events every date you pay wages
5. Go to the account "Production Manager" in your budget
6. Enter "Production Office_workdays/5" into the amount field and enter the weekly salary. (The 5 assumes that the number of workdays in a week is 5).
7. Klick into the Cashflow tab on the righthand side. Click on the blue pen to edit the cashflow rule.
8. Choose "process-based", select "Wage Payments" and limit it to "Production Office" phase.

6 Cost Control

Wenn Sie von der Kalkulations- in die Produktionsphase übergehen, wird es in den meisten Fällen ein Locked Budget geben, das u.a. als Referenz für Ihre Kostenstände dient. Auch in APMS vollziehen Sie diesen Schritt nach, indem Sie im Modul Kostenkontrolle einen solchen anlegen. Beim Anlegen wählen Sie die Kalkulation aus, die als Referenz gelten soll – diese wird damit vor Veränderungen geschützt. Anpassungen aus ihrer Kostenschätzung nehmen Sie nun im Modul Cost Control vor, über die Schätzungen (Estimates) der einzelnen Kosteneinträge (Cost Items) oder mit der Funktion Globale Schätzung (Global Estimate) in den jeweiligen Konten.

Das Modul Kostenkontrolle erlaubt Ihnen mit einer Mischung aus Schätzungen und realen Zahlen zu arbeiten und so sehr präzise Kostenstände zu erzeugen. Daten, die von der Buchhaltung bereits gebucht sind, können importiert werden.

Wie kann ich die Funktionen Cash Flow und Cost Control testen und nutzen?

Um Zugang zu den Modulen Cashflow und Kostenkontrolle zu erhalten müssen Sie einen PRO Credit aktivieren. Der Credit ist gültig für ein Projekt und gibt allen Benützern des Projekts Zugang zu Cashflow und Kostenkontrolle. Sie können PRO Credits auf der Webseite kaufen und sie in der Software aktivieren, indem sie im Projekt Manager "upgrade" drücken. Sie können da auch einen 30-tägigen kostenfreien Test aktivieren.

Datum ist das Belegdatum (bei effektiven Kosten) oder das Datum des Eintrags der Schätzung (bei geschätzten Kosten).

Zahldatum ist das Datum der Zahlung, also des tatsächlichen Geldflusses. Wenn es einen Cash Flow für dieses Kostenkontrolle gibt, wird für diese Position dieses Datum herangezogen. Das Zahldatum wird in der Regel aus der Buchhaltung importiert.

Beim Import von Kostenständen gibt es bei bestimmten Buchhaltungsprogrammen die Einschränkung, dass kein Zahlungsdatum hinterlegt wird. In diesem Fall empfehlen wir, die vorhandene Datumspalte vor dem Import durch APMS in Excel zu verdoppeln. Auf diese Weise kann auch rückwirkend ein Cash Flow abgebildet werden, als Tag der Zahlung wird dann das Buchungsdatum angenommen.

Date is the invoice date (for actual costs) or the date of the entry of the estimate (for estimated cost items).

Payment date is the date of payment, the actual transaction. If you use this cost control set for a cashflow in the Cashflow module, this date will be used for this item. In most cases this date is imported from accounting.

When you move from the budgeting into the production phase, in most cases you will have a locked budget to serve as a reference for you cost reports. In APMS you do this step by creating a CostControl set. There you choose a budget that will be locked afterwards. Changes in your cost estimation will now be effected in the CostControl module through estimates of cost items or by global estimates in each account.

The CostControl module allows you to work with a mix of estimates and actuals that will create most accurate cost reports. Data which has already been recorded by bookkeepers can be imported.

To access the Cashflow and CostControl modules you have to buy a PRO credit. This credit is valid for one project and gives access to Cashflow and CostControl modules for all users of the project. You can buy PRO credits on the website and activate them in the software by pressing "upgrade" in the project manager. You can also activate a trial PRO credit for 30 days.

5 Im-/Export & Druck

APMS kann Budgets und Kostenstände aus Excel und als CSV (und damit indirekt auch aus EP Movie Magic Budgeting, Line Producer, SESAM Kalk, SESAM FiBu u.a.) importieren. Die Tabelle muss allerdings in einer bestimmten Struktur vorliegen, die meist mit wenigen Handgriffen hergestellt werden kann. Berücksichtigt wird dabei die Kontenhierarchie, die Bezeichnungen, Menge, Einheiten, Preise und Währungen. Lediglich Variablen, Lohnnebenkosten, Effekte und Zuschläge müssen händisch nachgetragen werden.

Ein importierbares File enthält die Spalten: Kategorie Nummer, Kategorie, Gruppe Nummer, Gruppe, Konto Nummer, Konto, Preis, Einheit, Faktor, Währung. Die Spaltenreihenfolge ist nicht relevant, sie kann beim Import angepasst werden. Es können auch nur Teile eines Budgets importiert werden.

Sie müssen den kostenlosen Acrobat Reader von Adobe installieren, um drucken und .pdfs erzeugen zu können. Ein anderer PDF-Viewer (zB. Apple Vorschau) reicht dafür nicht aus. Wenn Sie den Acrobat Reader installiert haben und die Meldung trotzdem erhalten, überprüfen Sie bitte, ob Sie die Internet-Plugins nicht vielleicht deaktiviert oder gelöscht haben. Die schnellste Lösung wird meistens sein, Acrobat Reader noch einmal zu installieren.

Daten, die in APMS importiert werden sollen, müssen auf eine bestimmte Weise vorbereitet werden:

  • Die allererste Zeile sollte immer die Spaltenüberschriften enthalten. Sie wird nicht importiert sondern nur für die Spaltenzuordnung angezeigt.
  • Jede Zeile muss einer Kostenposition entsprechen. Es darf keine Kategorieüberschriften, (Zwischen-) Summenzeilen oder Leerzeilen mehr geben.
  • Um die Kostenpositionen in Gruppen und Kategorien zu gliedern, kann in jeder Zeile in zwei seperaten Spalten die Bezeichnung der Kategorie und der Bezeichnung der Gruppe eingetragen werden, in der die Kostenposition liegen soll. Zusammenstehende Zeilen mit identischen Kategorie- und Gruppenbezeichnungen werden dann in jeweiligen Kategorien und Gruppen zusammengefasst. 

In welcher Struktur die Daten vorliegen müssen, können Sie wahrscheinlich am einfachsten an einem APMS-Export ihres Projektes oder an den Beispieldateien sehen.

Bitte beachten Sie außerdem die Einschränkungen bezüglich der unterstützen Dateiformate und der importierbaren Elemente (bspw. keine Zuschläge oder Nebenkosteneinstellungen).

Im Augenblick kann APMS nur .xls-Dateien im Format Excel 97 bis 2003 (Windows) bzw. Excel Mac 98 bis 2004 (Max OS) importieren. xls-Dateien in dem älteren Format Excel 95 (Excel 5.0 for Mac) oder in dem neueren Format .xlsx müssen zunächst mit einer aktuellen Version von Excel umgewandelt werden.

Gelegentlich wurde uns von Schwierigkeiten mit bestimmten Zellformatierungen berichtet. In diesem Fall sollten Sie die Datei als eine komma- oder tabulator-getrennte Textdatei speichern (.csv/.txt).

Bitte beachten Sie außerdem, dass die Tabelle selbst nach einer strengen Regel formatiert sein muss und dass bestimmte Daten nicht automatisch importiert werden (beispielsweise Zuschläge und Nebenkosteneinstellungen)

Mit der Funktion Save Budget / Financing as Template (im Menü Project) können Sie das momentan ausgewählte Blatt in eine APMS Template Datei (.apmst) speichern. Die Datei kann später in den Popups Create New Budget und Create New Financing Plan als Vorlage eingelesen werden. Sie enthält alle projektspezifischen Einstellungen, also auch Daten zu Nebenkosten / Sozialabgaben / etc. Dieser Weg ist beispielsweise empfehlenswert, wenn Sie sich eine Projektvorlage für Ihr Unternehmen oder Ihre üblichen Produktionen erstellen möchten.

Mit der Funktion Export Data (Button auf der blauen Toolbar) können Sie Dateien in den Formaten Excel (.xls), tab-separierte Werte (.txt) oder komma-separierte Werte (.csv) erzeugen, die in anderen Programmen (bspw. Excel) weiterbearbeitet werden können, aber aufgrund bestimmter Einschränkungen nur die einzelnen Positionen der Kalkulation / des Finanzierungsplans ohne Metadaten enthalten.

Schließlich können über die Druckfunktion .pdf-Dateien für verschiedene Anwendungszwecke erzeugt werden.

6 Synchronisation

Im Admin-Bereich, den Sie in der ganz oberen rechten Ecke öffnen können, finden Sie die Möglichkeit, weitere Projektmitglieder per eMail einzuladen. Dieser Bereich ist allerdings nur sichtbar, wenn Sie der Administrator des Projekts sind.

Um weitere Nutzer einladen zu könenn müssen Sie die eMail-Adresse angeben, die dem APMS-Account des Partners entspricht. Das Projekt taucht dann automatisch auch dort auf. In diesem Fenster können Sie auch deren grundsätzliche Zugriffsrechte bezüglich der Module festzulegen.

Die Sichtbarkeit einzelner Budgets, Finanzierungen, Cash Flows und Kostenstände können Sie im Synchronisationsfenster für jedes Projektmitglied einzeln einstellen (Visible for…, locked, don't sync).

Was passiert bei Synchronisationskonflikten?

Nein, die Synchronisation ist absolut sicher. Bei Konflikten, also wenn beispielsweise zwei Benutzer die gleiche Kalkulation oder den gleichen Finanzierungsplan innerhalb eines Projektes gleichzeitig bearbeiteten oder nicht synchronisiert haben, erzeugt die Software eine Kopie des betroffenen Budgets oder Finanzierungsplans. Sie können dann die Unterschiede ausmachen und ggf. zusammenführen. Es ist also ausgeschlossen, versehentlich Änderungen von anderen zu überschreiben – oder dass andere Bearbeiter Ihre Änderungen versehentlich überschreiben.

Sie können an jede Position bis zu drei Dateien von jeweils maximal 2 MB anhängen, beispielsweise Angebote, Aufstellungen, POs oder Verträge.

Wenn Sie ein Budget, Finanzierungsplan oder Cost Control synchronisieren, werden auch die daran angehängten Dateien mit allen Teammitgliedern ausgetauscht.

Synchronizing is absolutely safe. If there is a conflict, e.g. two users work on the same budget in the same project and want to synchronize, APMS will create a copy of the budget. You can then find the differences and bring the two versions together. It is not possible to overwrite changes of another person involuntarily.

You can invite other users to your project in the Admin area on the top right of the window. This area is only visible though if you are the administrator of the project.

To invite other users you need to enter the email address of their APMS account. The project will automatically appear in the other users' project manager. You can also edit the access privileges in the admin window.

The visibility of single budgets, financing plans, cashflows and cost control sets can be adjusted for each user in the synchronization window (visible for..., locked, don't sync).

Yes. You can add up to 3 files with a maximum size of 2MB to each account, e.g. quotes, lists, contracts etc.

When you synchronize a budget, a financing plan or a cost control set, the attached files will be synchronized as well.

3 Lizenzen

Wenn Sie beispielsweise wegen eines Rechnerwechsels einen neuen Computer einsetzen wollen, synchronisieren Sie alle benötigen Elemente auf dem alten Rechner und melden Sie sich dann einfach auf dem neuen Computer an.

Sollten Sie sich bereits auf zwei Computern angemeldet haben, haben Sie in Ihrem Benutzerbereich auf der Website die Möglichkeit, Ihre autorisierten Geräte zurückzusetzen.

Was ist, wenn ich APMS in einem Unternehmen einsetzen möchte?

Jeder berechtigte Mitarbeiter sollte einen APMS-Account haben. Über die Projektadministration und Zugriffsrechte können Sie präzise regeln, wer welche Elemente sehen und bearbeiten darf und können Veränderungen schnell zuordnen.

Auf wie vielen Rechnern lässt sich ein Account aktivieren?

Der APMS-Account und die damit verbundene Lizenz ist personengebunden und kann auf maximal zwei Computern aktiviert sein. Sie können Ihre Projekte aber über den Server mit anderen Benutzern synchronisieren.

6 Installation & Troubleshooting

APMS is running on the platform-independent runtime environment Adobe AIR.

You can install it separately here if you like: http://get.adobe.com/de/air/ 

To uninstall APMS and Adobe Air, do the following: 

  1. Delete the APMS file (.air)
  2. Uninstall Adobe AIR
  3. If you wan you can also delete potentially not saved/synchronized local data:
  • Windows 7:  c:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\APMS
  • Mac OS: /Users/username/Library/Application Support/APMS

Was ist Adobe AIR und wo bekomme ich es?

APMS läuft über die plattformunabhängige Laufzeitumgebung Adobe AIR.

Sie können Adobe AIR bei Bedarf seperat installieren: http://get.adobe.com/de/air/

 

Wie kann ich APMS und Adobe AIr vollständig deinstallieren?

Um APMS und Adobe Air (zum Beispiel zu Supportzwecken) vollständig vom Computer zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte durch: 

  1. Löschen Sie die APMS-Anwendungsdatei (.air)
  2. Deinstallieren Sie Adobe AIR
  3. Bei Bedarf können Sie auch Ihre lokalen Daten einschließlich eventuell noch nicht gesicherter / synchronisierter lokaler Projekte(!) löschen.
    Diese finden Sie:
  • Windows 7: unter c:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\APMS
  • Mac OS: unter /Users/username/Library/Application Support/APMS

Ich erhalte bei der Installation die Fehlermeldung "AIR-Datei ist beschädigt"

Wenn Sie bei der Installtion von APMS in in etwa diese Fehlermeldung erhalten:

  • „Die Anwendung konnte nicht installiert werden. Installieren Sie die Anwendung erneut. Wenden Sie sich an den Anwendungsautor, wenn das Problem weiterhin besteht. Fehlernr. 2032“

empfehlen wir die folgendenen Schritte:

unter Windows:

  • Bitte stellen Sie sicher, dass Sie mit Administratorrechten arbeiten.
  • Bitte stellen Sie sicher, dass Datum und Uhrzeit richtig eingestellt sind.
  • Es kann helfen, Adobe Air neu zu installieren und dabei den Kompatibilitätsmodus auf „Windows XP SP3“ zu setzen.

unter Mac OS:

  • Diese Fehlermeldung kann darauf hinweisen, dass Sie unsignierte Zertifikate in Ihrem Apple Keychain halten. Wir empfehlen, alle unsignierten Zertifikate zu löschen, um diese Fehlermeldung zu vermeiden.

Wenn die oben vorgeschlagenen Lösungen nicht helfen sollten, empfehlen wir, Adobe Air und APMS neu zu installieren.

Ich erhalte die Adobe Air Fehlermeldung #2032.

Diese Fehlermeldung kann bei der Installation oder einem Update auftreten und wird oft von einem Kommunikationsproblem im Netzwerk hervorgerufen. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass die Anwendung versucht, sich mittels eines Proxy Servers zu verbinden. Bitte überprüfen Sie, ob diese Option in den Internet-Einstellungen ausgewählt ist und korrigieren Sie die Einstellungen gegebenenfalls. die Einstellung entsprechend. APMS nutzt unter Windows die Proxy-Server-Einstellungen des Internet Explorers.